研修などの準備を具体化するために打ち合わせを設定することが必要である。研修の場合は、対象となる顧客企業の窓口担当者などの意見を反映させて、説明資料と演習様式を具体化して確定することになる。このような準備の具体化では、打ち合わせにおける意思疎通が条件となる。
打ち合わせでの意思疎通では質疑応答が必要不可欠である。研修の場合、説明資料や演習様式を提示して、説明した後に顧客企業から意見や質問が出てこないこともありうる。その場合は、質問を投げ掛けることになる。投げ掛けた質問をきっかけに意見を引き出し準備の具体化に反映させるには対話が必要である。
対話は会話とは異なり、双方の発言内容によるキャッチボールが成立することが条件になる。キャッチボールは、投げ掛けた質問を的確に受け取ってもらうこと、そして回答してもらってこそ成立する。質問を的確に受け取らず、回答になっていない発言がある場合は対話にならない。顧客企業の打ち合わせ参加者が管理職であり、質問を投げ掛けた後に対話にならないような対応しているようでは、日頃の職場で対話ができずに空回りしていることが懸念される。こうしたな管理職には、投げ掛けた質問内容に立ち返り、対話による意思疎通が実現するような働きかけをしている。